Kontaktaufnahme mit dem Kompetenzzentrum

Herr Macher findet einen Kontakt, um weitere Fragen zum Thema zu klären.

Begeistert von den Möglichkeiten und Chancen, die die Werkzeuge des agilen und hybriden Arbeitens bieten, wendet sich Herr Macher nach dem Seminar an die Seminarleitung und bittet um ein Gespräch und die Diskussion seines konkreten Anwendungsfalls, mit dem er Tag für Tag bei seiner Arbeit konfrontiert ist.

Allerdings beschreibt er auch direkt die Grenzen, die sich seiner Meinung nach für die Anwendung einer agilen Projektmanagementmethode ergeben – dabei bezieht er sich vor allem auf die internen und externen Vorgaben, die durch den Gesetzgeber, den Markt und durch die Unternehmensstrategie festgelegt werden.

Die Seminarleitung bietet ihm die Möglichkeit eines Umsetzungsprojekts im Rahmen des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz an, bei dem entsprechend der Rahmenbedingungen neue Ansätze passgenau für das Unternehmen entwickelt werden.

Vorgespräch

Herrn Macher gefällt die Idee des individuell zugeschnittenen Projekts sehr gut.

Zum Kick-Off des Umsetzungsprojekts wird zunächst die Vorgehensweise beschrieben. Dabei steht in erster Linie die Übermittlung des Wissens, die gemeinschaftliche Entwicklung einer maßgeschneiderten Vorgehensweise und das Austesten der Methodik im Vordergrund.

Das Projekt sieht vor, entlang der organisatorischen und personellen Kapazitäten den aktuellen Ist-Stand des internen Projektmanagements zu betrachten.

Anschließend wird definiert, welcher Zustand zukünftig erreicht werden soll. Danach werden entsprechende Methoden entwickelt, die sowohl die externen, als auch die internen unternehmerischen Besonderheiten berücksichtigen.

Diese werden mittels eines Pilotprojekts in den Unternehmensstandard überführt und ausgetestet. Bei Bedarf können die Methoden nach dem Pilotprojekt erneut angepasst werden.

Herr Macher gefällt die klare, ergebnisorientierte Vorgehensweise im Projekt.

Mit der Sicherheit, dass alle Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess der Methodenerstellung eingebunden werden, entschließt er sich dazu, seine Ideen in Zusammenarbeit mit der Expertise des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz umzusetzen.

Workshop zur Prozessanalyse und Ermittlung agiler Herangehensweisen

Nach dem Projekt-Kick-Off bekommen Herr Macher und seine Mitarbeiter ein paar Hausaufgaben.

Ziel dieser Aufgaben ist es, die komplexen Prozesse des Unternehmens zusammenzufassen und zu vereinfachen.

Mithilfe der Projektleitung werden in dem anschließenden ersten Workshop aus den Ideen und Ansätzen der Mitarbeitenden konkrete Prozesse abgeleitet, Verantwortlichkeiten definiert und mögliche Ansatzpunkte für eine agile Herangehensweise festgelegt.

Anschließend bereiten sich Herr Macher und sein Team auf die Umsetzung der gemeinsam entwickelten Methoden vor.

Umsetzung eines Kanban-Boards als agile Herangehensweise im Prozess

Auch zum zweiten Umsetzungsworkshop herrscht in Herrn Machers Unternehmen eine rege Teilnahme.

Die Mitarbeiter aller Abteilungen sind sehr interessiert daran, nicht nur theoretisches Wissen über die Methodik Kanban zu erfahren, sondern auch zu lernen, wie diese sinnvoll im Unternehmensalltag eingesetzt werden kann – und genau das ist das Ziel des zweiten Workshops.

Die Mitarbeitenden des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz unterstützen Herrn Macher und sein Team bei der Umsetzung.

Ziel ist es, das Prinzip Kanban so zu vermitteln, dass die Beteiligten es auf jede mögliche Situation im Unternehmen anwenden können.

Als Ausgangsbasis wird der Anwendungsfall „Beschaffung und Befüllung eines Kanban-Boards“ genutzt. So können die Mitarbeiter die Methodik testen, sind aber gleichzeitig nicht durch fachliche Problemstellungen abgelenkt.

Erarbeitung von Ideen und Weiterentwicklung von Konzepten

Um mit dem praxisfremden Anwendungsfall dennoch eine Grundlage für die Projektbetrachtung im Unternehmen zu schaffen, werden von Anfang an sinnvolle Hintergrundinformationen zusammengestellt, die auch als Basis für das reelle Board gelten.

Dazu werden:

• die Spielregeln festgelegt,
• die Abteilungen zur Bearbeitung definiert und
• die Grundlagen des Boards strukturiert

Das erstellte Board wird mit den Ideen und Vorschlägen der Mitarbeiter gefüllt.

Herr Macher ist begeistert von der Kreativität und dem Einfallsreichtum, aber auch dem Tatendrang seines Teams.

Ergebnisse

Als hauptsächliches Ergebnis des Umsetzungsprojekts sieht Herr Macher sein unternehmensinternes Kanban-Board an – welches exakt auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Ebenfalls empfand er es als sehr hilfreich, dass innerhalb des Projekts sowohl die Randbedingungen exakt analysiert, als auch auf die Methoden, die Anwendung finden sollten, geschult wurden.

Dadurch konnten von Anfang an alle Mitarbeiter abgeholt und mit ins Boot geholt werden.

Die weiterführende Begleitung durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnnitz stellt sicher, dass das Board auch in fachspezifischen Fällen angewendet wird.

Lessons Learned

Nach erfolgreicher Einführung der Kanban-Methodik für den Produktentwicklungsprozess im Unternehmen von Herrn Macher wurden folgende Beobachtungen gemacht:

1. Alle Mitarbeiter sollten in diese tiefgreifenden Veränderungsprozesse eingebunden werden.
2. Die Visualisierungstechnik spielt eine entscheidende Rolle – je schöner das Board, umso höher die Mitarbeiterbeteiligung.
3. Komplexe Sachverhalte lassen sich über ein Kanban-Board nur schwer darstellen.
4. Es sollte eine Möglichkeit geben, nachzuvollziehen, wer welche Aufgabe bearbeitet.
5. Das Aufstellen von Regeln ist unerlässlich für eine geordnete Bearbeitung.
6. Das „Wir“-Gefühl wird durch den Einsatz agiler Werkzeuge deutlich gestärkt.

Dank des Umsetzungsprojekts kann Herr Macher den neuen Gegebenheiten besser und flexibler begegnen.

Herr Machers Unternehmen kann somit den steigenden Marktanforderungen besser und flexibler begegnen.