Das Baugeschäft Steiger erhält von Lieferanten und Nachauftragnehmern Rechnungen in unterschiedlicher Form (Papier, E-Mail-Anhang). Die Rechnungen werden vom Geschäftsführer zunächst sachlich freigegeben und anschließend weiterbearbeitet (u. a. Eingangsbuch, Buchung). Dabei werden Rechnungen je nach Rechnungsform ausgedruckt, gescannt, kopiert und final in Papierform archiviert. Rechnungsdaten werden zudem in andere Systeme (z. B. Nextbau zur Nachkalkulation) übertragen.

Dieser Prozess enthält redundante Tätigkeiten, verursacht Druck- und Scankosten und ist fehleranfällig.

Das Unternehmen trägt sich daher mit der Absicht, den Prozess möglichst vollständig zu digitalisieren und papierlos zu gestalten. Dabei bestehen u. a. Unsicherheiten, welche rechtlichen Anforderungen an digitale Rechnungen und deren Archivierung gestellt werden, welche Möglichkeiten vorhandene Software bietet (DATEV) und wie eine digitale Signatur (z. B. für interne Freigaben) realisiert werden kann. Nicht zuletzt können Aufwand und Nutzen der Lösung vom Unternehmen noch nicht abgeschätzt werden.

Ziel des Projektes ist die Digitalisierung des gesamten mit der Rechnungsbearbeitung verbundenen Workflows im Baugeschäft Steiger. Dazu zählen die Rechnungsprüfung, die Auslösung des Zahlungsverkehres bei der Bank, die Anbindung der Steuerkanzlei und die Archivierung.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz erstellt zusammen mit dem Unternehmen einen digitalen Soll-Prozess, unterstützt bei der Klärung der offenen rechtlichen und technischen Fragen und bei der Abschätzung der Wirtschaftlichkeit (Vergleich Ist- und digitaler Soll-Prozess).

Das Zentrum wirkt außerdem bei der Entscheidungsfindung zur Realisierung und bei Einführung des Workflows mit sowie bei der Auswahl geeigneter Umsetzungspartner. Für die Auswahl geeigneter Lösungen erfolgt eine nutzerzentrierte Recherche, um die Anforderungen abdecken zu können.

Das Vorhaben ist für das Kleinstunternehmen Steiger eine Herausforderung, weil neben dem Geschäftsführer nur eine Mitarbeiterin den Veränderungsprozess treiben kann. Als weitere Akteure sind IT-Dienstleister und die Steuerkanzlei einzubeziehen.