Nachdem schon erfolgreich die beiden Workshops zur Sensibilisierung im Prozessmanagement durchgeführt wurden, lernten nun die Teilnehmer, wie ausgewählte Modellierungsmethoden in Microsoft Visio und ARIS Express umgesetzt werden. Der Fachworkshop Anwenden von Methoden und Tools erlaubte es am 12.09.2018 in der Experimentier- und Digitalfabrik der TU Chemnitz, an eigenen Laptops erste praktische Erfahrungen bei der Prozessmodellierung zu sammeln.
Nach einem kurzen Auffrischen des Wissens aus den vorangegangenen beiden Workshops der Prozessmanagement-Reihe wurde der Fokus auf Prozessmanagement-Tools gelegt. Gerade die Auswahl des RICHTIGEN Tools ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz im Unternehmen. Das RICHTIGE Tool muss aber nicht zwangsläufig das teuerste mit den meisten Funktionsumfängen sein – vielmehr muss es den Ansprüchen der Anwendung und Datenaufbereitung im Unternehmenskontext gerecht werden. Großes Potenzial für Diskussionen zur optimalen Vorgehensweise lies die Entscheidung über den Detaillierungsgrad des Prozessmodells.
Wie detailliert muss der Prozess wirklich gestaltet werden? Woran beurteile ich ob der Komplexitätsgrad ausreichend ist?
Die Antwort ist ganz einfach:
Der Anwendungsbereich und die Zielperson, die mit dem Prozess arbeiten muss, legen den Detaillierungsgrad fest.
Die Umsetzung des unterschiedlichen Detaillierungsgrades wurde mithilfe von 3 verschiedenen Notationen der Prozessmodellierung verdeutlicht: dem Flussdiagramm, der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) und der Business Process Modelling Notation (BPMN).
Die Teilnehmer mussten im ersten Schritt ein Flussdiagramm in Microsoft Visio auf Basis von Mitarbeiterinterviews in der Spielzeugauto GmbH erstellen. Aus den Texten galt es also, die wesentlichsten Informationen herauszufiltern und in einer Übersicht aufzubereiten; ohne zu detailliert den Prozess zu betrachten. Dabei kamen die ersten Herausforderungen und Fragezeichen auf: Wo höre ich auf zu modellieren? Reicht mein Detailgrad?
Um diese Fragen selbst zu beantworten, wurde eine Ereignisgesteuerte Prozesskette in ARIS Express von den Teilnehmern erarbeitet. Diese basierte auf in einer Excel-Tabelle bereits aufgenommenen Prozessdaten (Input, Output, Organisationseinheiten, Dokumente etc.) der jeweiligen Prozessschritte. Das Flussdiagramm in Form einer Prozesslandkarte ermöglichte eine sinnvolle Abgrenzung der einzelnen Teilprozesse und unterstützte somit die Übersichtlichkeit innerhalb der erstellten Prozessmodelle. Die Verknüpfung der unterschiedlichen Modellierungsmethoden erwies sich den Teilnehmern als sinnvoll und erleichterte die Arbeit.
Im Anschluss an die Erstellung der EPK sollte der Prozess noch mithilfe der Notation einer BPMN umgesetzt werden. Dafür konnten sich die Teilnehmer zwischen der Umsetzung in ARIS Express und Microsft Visio entscheiden.
Grundsätzlich wurde nach jeder Erstellung eines Prozessmodells das Feedback der Teilnehmer erfragt, um den Austausch untereinander zu fördern sowie potentielle Chancen und Grenzen der verschiedenen Tools und auch Modellierungsmethoden gemeinsam zu identifizieren.
Dieser Basisworkshop ist Teil einer Workshop-Reihe zum Thema Prozessmanagement. Der folgende Workshop Simulation von Geschäftsprozessen vertieft das gewonnene Wissen zum Prozessmanagement und zeigt die Potenziale von ARIS.
Für weitere Informationen zum Workshop und zum Thema Prozessmanagement steht Ihnen Mandy Tawalbeh gern telefonisch (+49 (0) 371 / 531 31747) oder per Mail (mandy.tawalbeh@betrieb-machen.de) zur Verfügung.
