Welche verschiedenen Abläufe durchlaufen meine Produkte im Unternehmen? Wer arbeitet dabei mit wem, wie und wo zusammen? Wie beschreibe ich diese Abhängigkeiten? Wo kann ich mich verbessern? – Diesen Fragestellungen widmete sich der Basisworkshop Prozesse analysieren und optimieren am 31.01.2018 bei der Handwerkskammer zu Leipzig.
Der Workshop fand in einer kleinen Runde von 4 Teilnehmern statt, die aus unterschiedlichen Branchen kamen (z.B. Ingenieur-Dienstleister, Metallverarbeitung). Durch die geringe Gruppenstärke konnten die individuellen Fragen und Problemstellungen der Teilnehmer in den Mittelpunkt gerückt werden.
Strukturierte und einfache Prozesse als Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung
Bei dem Gedanken an Digitalisierung geht es sofort um Sensoren zur Datenerfassung, Software zur Datenaufbereitung, Tablets zur Unterstützung der mobilen Arbeit oder auch Roboter im Bereich der Montage und Fertigung. Oftmals wird solch eine Technologie eingeführt, weil diese neu ist, weil sie von Anbietern empfohlen wird oder weil die Konkurrenz darauf schwört. Darum geht es aber bei der Digitalisierung NICHT!
Bei der Digitalisierung geht es in erster Linie darum, einen bereits bestehenden Prozess – mit welchen Mitteln auch immer – zu verbessern.
Dafür muss aber zunächst der Ablauf erfasst, eindeutig und verständlich beschrieben sowie grafisch dargestellt werden. Neben den eigentlichen Aufgaben und Aktivitäten werden auch die Personen, Abteilungen und Unternehmen sowie die verarbeiteten Daten, Informationen und IT-Systeme einbezogen, die für die erfolgreiche Abwicklung des Prozesses notwendig sind.
Im Workshop wurde hierfür auf die Methode der Geschäftsprozessmodellierung zurückgegriffen. Die Vorgehensweise lernten die Teilnehmer anhand einfacher alltagsnaher Prozessbeispiele kennen, indem sie sich die verschiedenen Abläufe in ihren Abhängigkeiten erarbeiteten und anschließend darstellten. Der Fokus lag dabei auf der Zuordnung von Verantwortlichkeiten und der Analyse von Beziehungen, insbesondere von Informationsbeziehungen zwischen den Akteuren wie Kunde, Lieferant, Produzent und Händler. Diese individuell modellierten Prozesse stellten den Ausgangspunkt für die Ableitung von Verbesserungspotenzialen dar, die beispielsweise durch den Einsatz von mobilen Endgeräten am Arbeitsplatz erschlossen werden können. Zum Abschluss wurde die Bedeutung der einheitlichen Prozessdarstellung diskutiert, wobei auch auf kostenlose Softwareprogramme zur Prozessvisualisierung verwiesen wurde.
Dieser Basisworkshop ist Teil einer Veranstaltungsreihe, die vor Ort bei Kammern, Multiplikatoren und Unternehmen durchgeführt werden. Weitere Themen fokussieren den Einstieg in die Digitalisierung, Arbeit 4.0, neue Geschäftsmodelle, Produkte, Technologien sowie Recht für digitale Prozesse.
Für weitere Informationen zum Workshop und zum Thema Prozessanalyse und -optimierung steht Ihnen Mandy Tawalbeh gern telefonisch (+49 (0) 371 / 531 31747) oder per Mail (mandy.tawalbeh@betrieb-machen.de) zur Verfügung.
