Rechnungslegung digitalisieren
Ausgangssituation
Das Baugeschäft Steiger GmbH in Oederan ist ein seit über 80 Jahren bestehendes Familienunternehmen im Baugewerbe. Wie viele Handwerksbetriebe hat auch das Baugeschäft Steiger unzählige, analoge Papierdokumente zu verarbeiten. Um ich davon zu lösen, soll ein digitales Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) eingeführt werden. Da im Unternehmen selbst kaum digitale Kompetenzen vorhanden sind, wendete sich das Unternehmen an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz.
Vorgehen
In einem ersten Fachgespräch vor Ort machten sich die Expert:innen ein Bild der Gegebenheiten im Umgang mit den analogen Dokumenten sowie dem Stand der Technik. Für eine möglichst kosteneffiziente Softwarebeschaffung sollte zunächst geprüft werden, ob in die bereits bestehende Softwarearchitektur das angestrebte DMS ergänzt werden kann. Nach einer weitreichenden Aufbereitung verfügbarer Softwarearchitekturen und Anbieter konnte dem Unternehmen eine entsprechende Auswahl an die Hand gegeben werden. Auf Grund eines krankheitsbedingten Ausfalls der Schlüsselpersonalie im Unternehmen verzögerte sich der geplante Ablauf für die Einführung des DMS. Durch die zur Verfügung gestellten Unterlagen und einer Vermittlung des benötigten, digitalen Fachwissens für das angedachte Vorhaben ist das Unternehmen trotzdem in der Lage, das Ziel selbstständig zu erreichen.
»Durch die Unterstützung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz haben wir das Wissen zur Integration eines Dokumentenmanagement-Systems erhalten und können dies nun fortlaufend, selbstständig etablieren.«
Ralf Steiger,
Geschäftsführer Steiger GmbH
Ergebnis
Durch die Unterstützung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz konnte das Unternehmen die gesetzte Zielstellung zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems selbstständig in Angriff nehmen. Das vermittelte Wissen und die Aufbereitung und Technologierecherche hinsichtlich DMS befähigte die Mitarbeiter das Digitalisierungsvorhaben zu realisieren.
Nutzen eines Dokumentenmanagement-Systems
- keine Aufbewahrung analoger Dokumente
- schnellere Wieder-Auffindbarkeit relevanter Dokumente
- Kosteneinsparung für Drucker und Papier
- ökolgische und nachhaltige Prozesse
Ansprechpartner
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Weitere Informationen
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz gehört zu Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.
Was ist Mittelstand-Digital?
Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung. Die geförderten Kompetenzzentren helfen mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Best-Practice-Beispielen sowie Netzwerken, die dem Erfahrungsaustausch dienen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) ermöglicht die kostenfreie Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital.
Der DLR Projektträger begleitet im Auftrag des BMWi die Kompetenzzentren fachlich und sorgt für eine bedarfs- und mittelstandsgerechte Umsetzung der Angebote. Das Wissenschaftliche Institut für Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK) unterstützt mit wissenschaftlicher Begleitung, Vernetzung und Öffentlichkeitsarbeit.
Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de
Daten- & Informationsmanagement , Leistung bringen!
Digitalisierung des Rechnungswesens im Baugewerbe
Rechnungen erreichen Unternehmen in unterschiedlichen Formen und ihre Bearbeitung ist zum Teil mit großem manuellem Aufwand verbunden. Im Umsetzungsprojekt unterstützen wir ein regionales Baugeschäft, den gesamten Workflow der Buchhaltung zu digitalisieren.
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Buchhaltung digitalisieren und manuellen Aufwand reduzieren
Die manuelle Erfassung und Weiterbearbeitung von Rechnungen ist zeitaufwendig. Um Kapazitäten für Kerntätigkeiten zu schaffen, wollen wir den Rechnungseingagnsprozess automatisieren.
