Vorstellung Herr Macher

Herr Macher ist Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens, das chemische Reinigungsprodukte verkauft. Die überwiegend regional vermarkteten Produkte sollen zukünftig auch überregional auf bundesweiter Ebene angeboten werden. Dazu wurde bereits ein Online-Shop aufgebaut, mit dem auf Basis grundlegender Produktangaben eine Bestellung erfolgen kann.

Das vorhandene, veraltete Warenwirtschaftssystem konnte jedoch nicht direkt eingebunden werden, Updates waren nicht mehr verfügbar. Deshalb müssen z. B. Lagerbestände sowie Kunden- und Auftragsdaten doppelt gepflegt werden. Das ist sehr aufwändig und verursacht hohe Kosten. Insbesondere die einmal im Monat durchgeführte Inventur stört Herrn Macher sehr. Daher möchte er gern einen automatischen Abgleich zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop ermöglichen und den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren.

Erfolgreiches Netzwerken

Herr Macher liebt das Netzwerken und ist Partner in verschiedenen regionalen Innovationsnetzwerken und Clustern. Durch Empfehlungen wurde er auf die Initiative Mittelstand-Digital bzw. die Leistungsangebote der Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren aufmerksam. Die Kontaktaufnahme mit einem lokalen Ansprechpartner ermöglichte ein erstes Dialoggespräch.

Einführungsgespräch

Nach einem ersten Telefonat wurde vor Ort im Unternehmen ein Dialoggespräch geführt. Herr Macher stellte den Kollegen des Kompetenzzentrums übliche Prozesse und Produkte seines Unternehmens vor. Hierbei konnten die unterschiedlichen Systeme zur Warenwirtschaft sowie dem Online-Shop identifiziert werden. Fehlende Updates für das veraltete Warenwirtschaftssystem machten eine Verbindung zum Online-Shop unmöglich. Um Lagerbestände in beiden Systemen vorzuhalten, sind Doppelarbeiten nötig. Weiterhin gibt es auf Grund der unterschiedlichen Systeme keine automatische Rechnungslegung.

Recherche im Fundus der Kompetenzzentren

Mit ersten Ideen aus dem Dialoggespräch heraus wurden bestehende Lösungsansätze aus anderen Projekten von Mittelstand-Digital gesucht. Neben der Umsetzung einer individuellen Schnittstelle waren v. a. die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems sowie die Erweiterung des Online-Shops um entsprechende Lagerverwaltungsfunktionen möglich. Die Kollegen erstellten eine Übersicht und stellten sie Herrn Macher zur Vorbereitung eines gemeinsamen Workshops zur Verfügung.

Workshop 1 – der Kick-off

Herrn Macher konnten bereits die ersten Materialien weiterhelfen. Es waren aber noch einige Punkte unklar. Deshalb wurde ein halbtägiger Workshop zwischen eigenen Mitarbeitern aus dem Unternehmen, den IT-Dienstleistern des Unternehmens sowie Experten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Chemnitz initiiert. Bei diesem Workshop wurden zunächst die wesentlichen Vor- und Nachteile der Lösungsansätze diskutiert. Deren Integration in die bestehenden Abläufe wurde näher betrachtet und ein allgemeiner Soll/Ist-Abgleich skizziert. Während der Diskussion wurde festgestellt, dass ein wesentlicher Baustein der Umsetzung darüber hinaus auch in der Berücksichtigung der Datenschutz- und Datensicherheitsaspekte liegen sollte. Dazu wurde ein mögliches Grobkonzept diskutiert. Alle Beteiligten waren sich einig, dass für ein solches Konzept weitere Informationen zusammengetragen werden müssen. Es wurde ein zweiter Workshop angesetzt.

Hausaufgaben

In Vorbereitung des zweiten Workshops wurde für jeden Partner eine Aufgabenstellung festgelegt, so dass die fehlenden bzw. benötigten Informationen, wie z. B. die Identifizierung konkreter technischer Systeme, die Prüfung der Erweiterungsmöglichkeiten der eigenen Infrastruktur sowie die Ermittlung des Schulungsbedarfs für die Mitarbeiter zusammengetragen werden konnten.

Zweiter Workshop

Im zweiten Workshop wurden durch die beteiligten Partner entsprechend der vergebenen Aufgabenstellungen die ermittelten Informationen bzw. Ergebnisse präsentiert. Die Mitarbeiter des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Chemnitz untersetzten die unterschiedlichen Lösungsansätze mit konkreten Softwareanwendungen bzw. einem Umsetzungsplan für individuelle Schnittstellen. Hierbei wurde deutlich, mit welchem Aufwand und welchen Kosten die jeweilige Lösung verbunden ist. Gleichzeitig konnte geklärt werden, wie die Lösungsansätze in die IT-Infrastruktur integrierbar sind. Je nach gewählter Lösung ist diese zu erweitern und die entsprechenden Datenschutz- und Datensicherungskonzepte sind anzupassen. Die Planungen dazu wurden vom IT-Dienstleister durchgeführt.

Damit die Mitarbeiter sicher mit der gewählten Lösung arbeiten können, plant Herr Macher entsprechende Einführungsworkshops und -schulungen.

Ergebnis

Das Ergebnis des zweiten Workshops war eine technische Roadmap mit teilweise sehr detaillierten Kostenangaben. Es wurden einzelne Arbeitspakte inkl. Terminstellungen definiert. Da es sich bereits abgezeichnet hatte, dass das Projekt auf Grund des Gesamtumfanges bzgl. der notwendigen Ressourcen nicht als ein Umsetzungsprojekt im Kompetenzzentrum bearbeitet werden kann, hatten Mitarbeiter des Kompetenzzentrums auch eine Zusammenstellung von Förderrichtlinien erarbeitet.

Herr Macher konnte auf Basis dieser Ergebnisse erfolgreich einen Fördermittelantrag stellen und das Projekt bearbeiten.