Homeoffice – gut gedacht, jedoch nicht immer gut gemacht.

Zunächst erfreuen sich viele Mitarbeiter:innen über diese neue Form der Arbeit. Eine Vorstellung kommt auf, ohne Störeinflüsse der Kollegen und Kolleginnen arbeiten zu können. Auf lange Sicht kommt es jedoch zu einigen neuen Herausforderungen, denn zu Hause kann es zu neuen Ablenkungen kommen. Diesen Faktoren muss aktiv begegnet werden, um produktiv, aber auch menschzentriert arbeiten zu können.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, mit welchen Tipps Sie die Arbeit im Homeoffice meistern und welche Grenzen notwendig sind, um effizient zu sein.

Kleider machen Leute

Im Homeoffice besteht, solange Videokonferenzen nicht den Tag bestimmen, sicherlich keine Anzug- bzw. Kostümpflicht. Jedoch ist Arbeiten im Pyjama auch nicht die optimale Alternative. Wählen Sie besser auch im Homeoffice Arbeitskleidung. Schließlich weist diese eine deutlich psychologische Wirkung auf: Ihr Gehirn stellt sich auf den „Arbeitsmodus“ ein. Kleiden Sie sich demnach auf die Art und Weise, wie Sie im Büro erscheinen würden.

Die Uhr im Blick

Auch wenn der Computer im Homeoffice nicht weit weg steht und Sie „nur noch schnell diese eine Mail“ bearbeiten wollen — denken Sie an Ihr Privatleben. Auch im digitalen Zeitalter entspricht eine 24-Stunden-Verfügbarkeit nicht der Normalität. Setzen Sie sich feste Arbeitszeiten, welche Anfangs- und Endzeiten beinhalten. Diese Zeiten sollten konsequent eingehalten werden, ohne dabei an Flexibilität und Disziplin zu verlieren. Es wird nicht nur sichergestellt, dass eine bestimmte Anzahl an Stunden abgearbeitet wird, sondern es wird anhand von festen Arbeitszeiten eine Grundlage geschaffen, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. Zudem ist eine klare Abgrenzung zwischen Arbeitsleben und Privatleben von hoher Bedeutung, um mental gesund zu bleiben.

Falls Sie über kein eigenes Büro verfügen, ist es ratsam, Ihre Arbeitsmittel wie z. B. Laptop oder Unterlagen in einem Schrank zu verstauen. Sie vermeiden dadurch unterschwellige Erinnerungen an offene Arbeitsaufträge während Ihrer freien Zeit.

Planlos in den Tag?

Ein klar strukturierter Arbeitsablauf hilft Ihnen dabei, sich zu fokussieren. Das Erstellen einer täglichen To-Do-Liste unterstützt Sie, konzentriert auf ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten. Die Prioritäten einzelner Aufgaben sollten jedoch kritisch betrachtet werden. Legen Sie fest, welche Aufgaben bis zum Ende des Tages geschafft werden müssen. Überprüfen Sie im Anschluss, welche Aufgaben Sie erledigen konnten und welche offen bleiben. Daraus resultiert die Planung für den nächsten Arbeitstag. Ebenso wird Ihnen die Möglichkeit eröffnet, die eigene Leistung zu bewerten und Ihre Aufgaben konsequent zu organisieren. Auf diese Weise erlernen Sie das frühzeitige Erkennen von notwendigen Änderungen in Ihrer Arbeitsorganisation, um Ihre Leistungen effizient und effektiv umzusetzen.

Ablenkungswut durch Nachrichtenflut?

Nach jeder Ablenkung benötigt es 23 Minuten, um wieder die volle Konzentration zu erlangen.

Somit ist es wichtig, die antrainierte, automatische Reaktion auf neue Benachrichtigungen zu kontrollieren.

Legen Sie sich für den Tag mehrere Zeitfenster fest, in denen Sie auf Nachrichten antworten und stellen Sie ggf. Email-Pop-Ups sowie App-Benachrichtigungen besser aus. Damit die anderen Mitarbeiter:innen über Ihre Erreichbarkeit Bescheid wissen, können Sie Ihren Zeitplan in Ihrer Emailsignatur oder Abwesenheitsnotiz vermerken. Ein App- Status kann ebenfalls hilfreich sein, andere über Ihre Vorgehensweisen zu informieren. Machen Sie zusätzlich deutlich, dass Sie in Notfällen telefonisch erreichbar sind.

Hilfe – wo sind meine Nachrichten?

Apps oder Programme wie u. a. Microsoft Teams, Element, Tencent, Conference oder DingTalk helfen dabei, dass Sie Termine planen, Aufgaben koordinieren oder mit Kollegen und Kolleginnen zusammenarbeiten und chatten können. Jedoch ist die Angebotsvielfalt nicht immer positiv, sondern kann auch Frust hervorrufen. Im schlimmsten Fall kommt es zum stetigen Wechsel von einer Plattform zur nächsten, um auf bestimmte Nachrichten zugreifen zu können. Sie verlieren schnell den Überblick, mit wem Sie zu welchem Thema über welchen Kommunikationsweg diskutiert haben.

Um dies zu verhindern, veranlassen Sie Ihr Team daher dazu, sich auf die Nutzung einer Plattform festzulegen. Durchaus kann es vorkommen, dass die Nutzung mehrerer Plattformen unvermeidbar ist, beispielsweise für das Zugreifen auf Projektdateien oder um Sofortnachrichten verschicken zu können. Besteht jedoch die Möglichkeit der Reduzierung, sollten Sie dies umsetzen. Denn hier gilt: Weniger ist mehr.

Pausieren ist besser als Stagnieren

Das Einlegen von Pausen ist sowohl im Büro, als auch im Homeoffice bedeutend. Verlassen Sie Ihren Arbeitsbereich bewusst. Eine kleine Auszeit für eine Tasse Kaffee oder das Betreten des Balkons begünstigt einen freien Kopf und ermöglicht Ihnen dadurch Sachverhalte aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten zu können. Damit gewinnen Sie neue Energie zur Bewältigung Ihrer Aufgaben. Eine Bewegungspause sollte jeder nach zwei Stunden einlegen, der am Schreibtisch arbeitet. Kleine Übungen für Kopf, Hände, Arme und Schultern aktivieren und beugen Verspannungen vor.

Wer zudem viel Zeit vor dem Bildschirm verbringt, sollte seine Augen zwischenzeitlich entlasten. Dabei reichen Blicke aus dem Fenster oder das Abdecken der Augen mit den Händen für einige Momente.

Kontakte sind wichtig

Der persönliche Austausch bleibt für den Menschen ein äußerst wichtiges Bedürfnis.

Wer dauerhaft von zu Hause aus arbeitet, sollte seine Kunden, Kundinnen, und Mitarbeitende regelmäßig treffen. Verabreden Sie sich beispielsweise zum Mittagsessen oder planen Sie einen bestimmten Tag pro Woche ein, an dem Sie vor Ort, im Büro den persönlichen Kontakt pflegen können.

Motivation durch Belohnung

Was im Büro oft alltäglich ist, beispielsweise durch kurze Privatgespräche mit Kollegen und Kolleginnen, geht zu Hause manchmal etwas unter — die Belohnung. Motivieren Sie sich ebenso im Homeoffice zum Beispiel mit einem frischen Kaffee oder einer Pause nach einem Erfolg. Denn kleine, über den Tag verteilte Belohnungen regen nachweislich die Motivation an.

Transparenz statt Fragezeichen

Besonders wichtig sind das Vereinbaren und Einhalten klarer Absprachen zwischen Ihnen, Ihrem Team bzw. Ihrem/Ihrer Arbeitgeber:in. Solche Absprachen können der aktuellen Situation angepasst werden. Offenheit, Ehrlichkeit und Transparenz sind jedoch immer Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit.

Das ist mein Revier

Oft teilt man den Haushalt mit einem/einer Partner:in oder ggf. auch Kindern. Das Arbeitsleben und Privatleben zu organisieren stellt dann zusätzlich eine große Herausforderung dar, gerade wenn alle Beteiligten sich daheim befinden. Sich zu konzentrieren fällt schwer und oft besteht zudem ein Platzmangel. Signalisieren Sie Ihrer Familie, Ihren Mitbewohnern oder Mitbewohnerinnen, dass Sie arbeiten, indem Sie einen Bereich festlegen, der als Arbeitsfläche dient. Dieser Bereich sollte auch aufgeräumt sein. Dies hat einen positiven Effekt auf Ihre Konzentrationsfähigkeit.

Nutzen Sie Pflanzen, Regale oder Ihren Computer-Monitor zur Verhinderung visueller Ablenkungen, falls Sie zu Hause kein eigenes Büro besitzen. So werden Sie von Ihren Familienmitgliedern weniger abgelenkt.

Dem Lärm entfliehen

Lärm – ein Problem nicht nur in Großraumbüros, sondern auch zu Hause beispielsweise durch Kinder oder Nachbarn.

Falls es Ihnen nicht möglich ist, in einem geschlossenen Raum zu arbeiten, bietet sich beispielsweise die Nutzung von Kopfhörern während Telefonkonferenzen an, um Umgebungsgeräusche auszublenden. Die Tagesplanung sollte durchdacht erfolgen. Überlegen Sie, bei welchen Aufgaben Ruhe benötigt wird und zu welchen Zeiten Sie diese konzentriert bearbeiten können. Tragen Sie diese Zeitpunkte in einem Kalender gezielt zur Fokusarbeit ein.

Ergonomie im Fokus

Die Ausstattung des Arbeitsplatzes ist nicht nur für Aufgaben im Büro von Relevanz. Regelmäßiges Homeoffice erfordert ebenso ein geeignetes Arbeitsumfeld mit passender Ausstattung, um produktiv und gesunderhaltend agieren zu können. Dauerhaftes Arbeiten ausschließlich am Laptop ist unvorteilhaft. Es empfiehlt sich stattdessen, einen externen Bildschirm mit Maus und Tastatur zu nutzen. Dabei sollte der Bildschirm eine Diagonale von mindestens 22 Zoll aufweisen. Auch die Sitzposition ist entscheidend. Ein geeigneter Bürostuhl, der ergonomisch angepasst werden kann, (z. B. verstellbare Rücken- und Armlehne) sollte vorhanden sein.

Ihr Erfolgsrezept

Viele von uns arbeiten seit über einem Jahr mehr oder weniger im Homeoffice. Sicherlich hat jede:r eigene Strategien zur besseren Organisation entwickelt. Lassen Sie uns und andere an Ihrem persönlichen Erfolgsrezept teilhaben. Wir freuen uns über Ihre Nachricht an info@betrieb-machen.de.