Dokumentenmanagement effizient gestalten

Im Unternehmen gibt es eine Reihe unterschiedlicher Dokumente wie Formblätter, Prüfberichte, Konstruktionsdokumente und Anweisungen, die je nach Kundenprojekt sehr unterschiedlich ausfallen können. Revisionsstände der Dokumente werden nicht immer korrekt hinterlegt oder alte Dokumente nicht mit den neuen ausgetauscht. Mit Blick auf die Re-Zertifizierung des firmeneigenen Qualitätsmanagementsystems sucht der Geschäftsführer nach einer Lösung, um den Abruf aktueller Unterlagen für die Mitarbeiter zu vereinfachen, Dokumente sicher abzulegen und darüber hinaus effizienter zu arbeiten.

Durch Netzwerke in den Dialog starten

Der Geschäftsführer ist Partner in verschiedenen Innovationsnetzwerken und Clustern. Durch Empfehlungen wurde er auf die Initiative Mittelstand-Digital und die Leistungsangebote der Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren aufmerksam. Er nahm Kontakt zu einem lokalen Ansprechpartner auf und vereinbarte ein erstes Einführungsgespräch.

Einführungsgespräch vor Ort

Im Anschluss stellte der Geschäftsführer den Kollegen des Kompetenzzentrums übliche Prozesse und Produkte seines Unternehmens vor. Hierbei wurden schnell Probleme in den Abläufen sichtbar, die im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagementsystem sowie den Dokumenten standen. Viele dieser Probleme resultierten aus analogen Tätigkeiten an Schnittstellen zwischen Unternehmensbereichen sowie der Ausgabe von papiergebundenen und qualitätsrelevanten Dokumenten.

Recherche im Netzwerk der Kompetenzzentren

Mit ersten Ideen aus dem Dialoggespräch heraus wurden Anknüpfungspunkte zu anderen Projekten von Mittelstand-Digital gesucht. Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Digitales Handwerk hat bereits ein Umsetzungsprojekt zu dem Thema „Digitales Prozessmanagement im Handwerk“ bearbeitet. Da sich viele Parallelen zu den Problemen und möglichen Lösungen für das Unternehmen fanden, wurden die Materialien zusammengestellt und dem Geschäftsführer in Vorbereitung eines gemeinsamen Workshops zugeschickt.

1. Workshop: gemeinsam Ziele definieren

Die Mitarbeiter waren in den Workshop direkt eingebunden. Im Austausch zeigte sich ein großes Ungleichgewicht: Hoch digitalisierten Prozessen bei der terminlichen und kostenseitigen Erfassung der Projekte standen zahlreiche analoge und fehleranfällige Tätigkeiten gegenüber. Hierzu zählten z. B. die Ablage von Kundeninformationen, die Arbeit mit und am Qualitätsmanagementsystem, aber auch die Suche nach aktuellen Dokumenten und Informationen.

Die Mitarbeiter wünschten sich eine zentrale Plattform oder Übersicht, auf der die neuesten, qualitätsrelevanten Dokumente einfach, übersichtlich und zu jeder Zeit aufzufinden sind.

Vorbereitung des 2. Workshops

Durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz wurden die Bruchstellen noch einmal detailliert analysiert und mit den Wünschen der Mitarbeiter abgeglichen. Es zeigte sich, dass für die Verwaltung von Dokumenten ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilfreich sein kann. Es verbessert die Rückverfolgbarkeit und Zuordnung von Kundenprojekten. Darüber hinaus bietet sich als Schaltzentrale für die Verteilung von qualitätsrelevanten Dokumenten sowie innerbetrieblichen Informationen die Entwicklung eines eigenen Intranets an.

2. Workshop: Details planen

Im Workshop „Detailplanung“ wurden zunächst die Potenziale möglicher Lösungen vorgestellt.

Diese bieten für die Mitarbeiter gute Anknüpfungspunkte bei der täglichen Arbeit und können das Digitalisierungsniveau im Unternehmen steigern.

Für die einzelnen Organisationsbereiche wurden daher alle relevanten Programme aufgenommen, erforderliche Schnittstellen abgeleitet sowie das vorhandene ERP-Programm nochmals überprüft. Weiterhin wurde festgestellt, dass der Zugang zu PC-Arbeitsplätzen im Unternehmen sehr unterschiedlich und das Rollen- bzw. Rechtekonzept ausreichend ausgeprägt war.

Ergebnis: Grobkonzept und Folgeprojekt

Mithilfe des erarbeiteten Grobkonzeptes wurde die Einführung eines DMS und die Entwicklung eines firmeneigenen Intranets initiiert. Durch die fundiert ausgearbeitete Termin- und Kostenplanung konnten zudem entsprechende Fördermittel beantragt werden.

Die Umsetzung des DMS basiert auf Erweiterungen des bestehenden ERP-Systems sowie der Netzwerkkomponenten.

Für die Entwicklung des Intranets konnte ein Folgeprojekt eingeleitet werden, welches ein spezifisches Content-Management-System aufbaut und somit eine browserbasierte Anwendung unterstützt. Durch die Nutzung der vorhandenen Rollen und Rechte konnten z. B. Lese- und Schreibrechte in einzelnen Anwendungen vergeben werden.

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