Digitale datenschutzkonforme Prozesse

Ausgangssituation

Die Raumgestaltung Jessen GmbH ist ein Unternehmen mit langer Tradition im Fliesen-, Platten- und Mosaiklegehandwerk sowie der Verarbeitung von Betonwerk- und Natursteinen. Die im Unternehmen eingesetzten IT-Systeme sind historisch gewachsen und nicht immer aufeinander angepasst, wodurch es zahlreiche Medienbrüche gibt. Aufgrund der fehlenden Schnittstellen sind manuelle Tätigkeiten notwendig, die eine Fehlerquelle und ein Sicherheitsrisiko darstellen. Neben einer Ineffizienz führt das bei der Datenverwaltung auch zu Problemen bei der seit 2018 geltenden Datenschutzgrundverordnung.

Vorgehen

Ziel des Projektes war es, die Vielzahl an Datenverarbeitungssystemen, auszufüllenden Formularen und Prozessanweisungen aufeinander abzustimmen und durch geeignete Digitalisierungsmaßnahmen zu homogenisieren sowie Medienbrüche zu vermeiden – unter Berücksichtigung der DSGVO-Bestimmungen. Ausgehend von der Analyse aktueller Unternehmensprozesse hinsichtlich der Reihenfolge, dem zeitlichen Aufwand und der eingesetzten Rechentechnik wurden geeignete Lösungskonzepte abgeleitet. Anschließend fand eine Bewertung der Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit statt.

Unter Berücksichtigung möglicher Investitionskosten sowie einer zeitnahen Umsetzung wurde der Ansatz verfolgt, vorhandene Systeme zu erweitern und zu aktualisieren. Die bestehende Infrastruktur konnte mit einem zentralen Server und der bestehenden Software punktuell angepasst bzw. ergänzt werden. Dadurch ließen sich Prozesse optimieren, tiefgreifend digitalisieren und datenschutzkonform gestalten.

Ergebnis

Mit der Umsetzung wesentlicher digitaler Funktionen und Prozesse wurden Grundlagen für ein durchgehend digitales Unternehmen gelegt. So konnten Prozesszeiten verkürzt, Doppelarbeiten vermieden und Kosten reduziert werden. Gleichzeitig erfolgte eine datenschutzkonforme Prozessgestaltung und Datenaufbereitung. Darüber hinaus wurden innovative Verfahren und Möglichkeiten, etwa zur Aufmaßermittlung durch 3D-Scanner sowie zur Nutzung von Datenbrillen, aufgezeigt.